Eventos Empresariales, ¿Qué son? ¿Cómo organizarlos? ¿Qué regalar en ellos?

Introducción

La promoción y publicidad empresarial es una necesidad básica de toda empresa para lograr sus éxitos. En el contexto actual, la competitividad es muy alta, por lo que constantemente hay que idear e implementar estrategias de marketing que permitan marcar la diferencia con tus competidores.  

Con la llegada de internet la forma de publicitarse ha cambiado y se han desarrollado nuevos canales enfocados al marketing digital. Pero en una etapa claramente marcada por las estrategias en los medios digitales, muchas empresas han cometido el error de olvidarse del marketing tradicional. 

Por ello, es importante destacar que una buena estrategia offline sigue siendo un buen complemento para el éxito. Uno de los actos de marketing clásico más efectivo es, sin duda, la participación en eventos empresariales. 

A continuación, descubrirás cómo organizar eventos empresariales, así como ideas para triunfar en ellos.  

¿Qué es un evento empresarial?

Los eventos empresariales, también conocidos como eventos corporativos, son reuniones, actos o encuentros que se celebran en unas fechas y lugares concretos en los que se produce una confluencia de personas con un motivo en particular. Los eventos se utilizan como herramienta para la comunicación y propaganda, ya que permiten hacer de altavoz y transmitir toda aquella información, conceptos o modelos de trabajo que se quieren comunicar al exterior.  

Hay eventos corporativos que son diseñados específicamente para buscar un contacto personal y directo con nuestros potenciales clientes. Es muy habitual que en los eventos se introduzcan nuevos productos o servicios para tratar de cautivar al público asistente y dar a conocer nuevas innovaciones, lanzamientos o simplemente aumentar las conversiones.  

Generalmente, las empresas diseñan y crean sistemas de promoción nuevos y específicos para lograr una comercialización mayor de sus productos. Una de las claves que son muy importantes en los eventos empresariales es generar estrategias disruptivas que permitan al consumidor auto convencerse de la necesidad y utilidad del producto. De este modo, la probabilidad de conseguir captar nuevos clientes es mucho mayor.  

Los eventos empresariales sirven para darse a conocer puesto algunos de ellos son específicamente para aumentar la popularidad de determinada empresa. Dicha promoción puede conllevar la captación de nuevos clientes, así como la fidelización de los recurrentes. Los eventos corporativos también son muy útiles para mejorar el branding y la imagen de marca.  

Los eventos corporativos están diseñados específicamente para buscar un contacto personal y directo con nuestros potenciales clientes

¿Qué tipos de eventos empresariales existen?

Ferias

Las ferias son eventos que se organizan en un espacio concreto en el que diferentes expositores acuden y montan stands para recibir a los asistentes. Las ferias siempre son temáticas y concretas, de modo el que público visitante puede ver en un mismo espacio todas las empresas que ofrecen el producto o servicio que están buscando.  

Los expositores tratan de mostrar su mejor versión mediante la creación de un stand atractivo y visual, así como con recursos como demostraciones o pruebas para convencer a los clientes potenciales.

Congresos

La organización de congresos consiste en una concentración de personas agrupadas bajo el paraguas de un mismo sector o empresa, que se reúnen regularmente para explorar nuevas opciones, hacer debates o tomar decisiones.

Simposios

Los simposios forman parte de los tipos de eventos reservados para especialistas, ya que consisten en encuentros de expertos de un mismo sector para debatir tendencias, novedades y cuestiones para trazar una estrategia conjunta.  

Eventos Sociales

Este tipo de eventos persigue principalmente el objetivo recaudar fondos y lograra nuevas afiliaciones en beneficio de una causa social concreta. Muchas empresas participan en eventos sociales para trasladar a la sociedad su responsabilidad social corporativa. 

Reuniones

Las reuniones son uno de los eventos empresariales por excelencia, ya que su frecuencia es muy alta. Consisten en el encuentro de personas de una misma empresa o de distintas de ellas que tienen por objetivo abordar un tema concreto para darle solución, sentar las bases de nuevos planes estratégicos, llegar a acuerdos o tomar decisiones.

¿Cómo puedes organizar eventos empresariales?

Organizar eventos empresariales no es una tarea sencilla. Una mala planificación puede conllevar en resultado positivo nulo a pesar de los esfuerzos dedicados. 

Para saber cómo organizar eventos empresariales, a continuación, te mostramos los pasos que debes seguir para hacerlo de manera correcta:

1. Conocer tu público objetivo: Lo primero que debes hacer es tener en cuenta a quién se dirige el evento. No es lo mismo organizar un evento para directivos que uno sobre videojuegos para niños.  

Aunque parezca bastante obvio, es una información que no siempre se tiene en consideración como se merece. Por lo tanto, inicialmente es fundamental realizar un análisis sobre el público objetivo que tiene que asistir al acontecimiento.  

La investigación tiene que determinar cuáles son sus hábitos de consumo, sus áreas de influencia y sus intereses. También puede ser relevante saber si asisten a otros eventos y, de ser así, conocer cómo se organizan los mismos. 

2. Determinar la afluencia de público del evento: Una vez hayas establecido cuál será tu cliente el siguiente paso será determinar cuanta afluencia de gente tendrá el evento, ya que en función de la cantidad de visitantes que preveas, habrá menos o más empresas interesadas en colaborar o participar.  

Además, conocer la afluencia de público determinará la dimensión del recinto en el que se tiene que desenvolver el evento. 

3. Establecer un presupuesto: El tercer paso que debes realizar, una vez hayas determinado a quién irá dirigido el evento corporativo y cuantos asistentes habrá, es elaborar un presupuesto que te permita llegar a este público objetivo de manera efectiva.  

Dependiendo del presupuesto se podrán reservar espacios más o menos grandes, por lo que es importante ser realista con la partida destinada a la organización del evento.  

4. Seleccionar la ubicación: El siguiente paso para organizar eventos empresariales consiste en seleccionar el lugar o la instalación en la que se llevará a cabo el acontecimiento.  

Esta tarea puede resultar difícil ya que, dependiendo de la afluencia, puede ser complicado encontrar espacios óptimos. Si se trata de eventos pequeños destinados a 25 – 30 personas, no es difícil encontrar salas libres para desarrollar el evento, pero si se trata de un acontecimiento de grandes dimensiones, hay que consultar muy bien las fechas y los espacios, ya que los grandes recintos se suelen reservar con años de antelación.  

5. Fijar tus objetivos: Una vez elegida la ubicación del evento, debes llevar a cabo la fijación de los objetivos que quieres alcanzar gracias al evento corporativo. Los objetivos tienen que ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y acotados en el tiempo).  

De lo contrario, no se podrán cumplir, dando lugar a decepciones. También hay que asignar KPIs que permitan posteriormente medir el resultado de los objetivos. 

6. Plan de acciones: Cuando ya tengas toda la teoría analizada es hora de pasar a la acción. Deberás de ejecutar la invitación a los asistentes, así como la promoción, alquiler del local, la iluminación, el wifi, etc…, en definitiva, deberás tener en cuenta todos los factores que necesitarás para que el evento empresarial sea todo un éxito. 

El plan de acciones también debe incluir los recursos necesarios, como el material del que se va a disponer o de los trabajadores que se van a necesitar.  

7. Medir los resultados: Una vez hayas realizado el evento es necesario llevar a cabo un análisis de resultados. Estos análisis deben estar medidos siguiendo los KPIs que se habían fijado al establecer los objetivos. Este paso es vital ya que, si no se pueden medir los resultados, no es posible saber qué impacto ha causado la realización del evento. 

Organizar eventos empresariales no es una tarea sencilla y requiere de mucha dedicación para que estos se desarrollen correctamente. En caso de no saber cómo organizar eventos empresariales, también puedes acudir a una empresa externa. Estas empresas cuentan con una amplia experiencia en la organización de los mismos, por lo que será una garantía de éxito.

¿Cómo puedes conocer el retorno de la inversión de tu evento publicitario?

Para poder conocer cómo de rentable ha sido el evento empresarial para tu empresa solamente debes aplicar una fórmula muy sencilla, que es el cálculo del ROI (Retorno de la Inversión). 

La fórmula es muy sencilla de aplicar: 
 
ROI = Ingresos – Inversión / Inversión * 100 

Con esta simple fórmula podremos conocer si nuestra inversión en el evento ha sido fructífera o si de lo contrario hemos obtenido más pérdidas que ganancias.  

Dentro del apartado de ingresos deberemos de tener en cuenta todos los beneficios generados a partir del evento. 

Algunos de estos ingresos pueden ser: 

• Entradas del evento 
• Contratos de patrocinio 
• Venta de comida y bebida 

• Ingresos de publicidad 

Dentro de la inversión encontraríamos: 

• Alquiler del espacio o local 
• Gastos de catering 
• Electricidad 

• Conexión a internet 
• Gastos de personal 

A modo de ejemplo, podríamos determinar los siguientes cálculos: 

Hemos obtenido un total de 60.000€ de ingresos entre los diferentes contratos de patrocinios y ventas de entradas y bebidas, y los gastos, entre el alquiler del local y la electricidad ha sido de un total de 30.000€. 

De este modo, habremos obtenido un total de 100% de rentabilidad en nuestro evento corporativo 

Estudios y datos sobre los eventos corporativos

Los datos y estadísticas son muy importantes para cualquier sector, especialmente el de los eventos.  

Cuando vamos a poner tantos esfuerzos, tanto económicos como laborales, es importante saber si todo ese esfuerzo tendrá su recompensa, incluso debemos conocerlo antes de realizar el evento, ya que de esta forma nos podremos ahorrar mucho trabajo. 

Aunque es imposible predecir como resultará el evento hasta que no lo organicemos, existen algunos datos que pueden reflejar una aproximación de como de rentable te será organizar un evento empresarial. 

A continuación, te detallamos algunos de estos datos:

• El 79% de los marketers de EE.UU. generan ventas mediante el marketing de eventos corporativos. (Statista) 
• El 95% de los especialistas en marketing aseguran que los eventos presenciales son una muy valiosa oportunidad para establecer conexiones personales en un mundo cada vez más digitalizado. (Bizzabo) 
• El 91% de los profesionales de eventos han declarado que una de sus máximas prioridades dentro de su organización era la de aumentar su participación en los eventos corporativos. (Evento MB) 
• Un 65% de los asistentes en los eventos dijeron que los eventos empresariales en vivo les ayudaron a comprender mejor un producto o servicio. (EMI y mosaico) 
• El 70% de los asistentes a los eventos empresariales se han convertido en clientes habituales después de un evento de marketing experimental. (EMI y mosaico) 

• El 84% de los asistentes a los eventos dicen que tienen una opinión más favorable de la marca, empresa, producto o servicio después del evento. (EMI y mosaico) 
• El 30% de los asistentes buscan eventos futuros después de haber asistido a un evento empresarial en vivo. (Google e Ipsos Media CT).  
• Se prevé que la tasa de crecimiento del empleo en la industria de los eventos será del 10% para el 2024, mientras que el promedio del crecimiento laboral para el resto de ocupaciones es del 7%. (Oficina de Estadísticas Laborales) 
• El 75% de los vendedores de contenido asegura que los eventos en persona son la estrategia de marketing de contenido más efectiva. (Instituto de Marketing de Contenido) 
• El 68% de los especialistas en marketing B2B utilizan eventos en persona para iniciativas de generación de leads. (AdStage) 

• Entre 2017 y 2018 el número total de empresas que organizan eventos corporativos aumentó un total de un 17%. (Bizzabo) 
• El 62% de los especiales en marketing senior planean invertir más en eventos empresariales en vivo, tanto en presupuesto como en número de eventos. (Bizzabo) 
• El 50% de las empresas asignan más del 20% de su presupuesto de marketing en la organización de eventos corporativos 

Ideas originales de decoración para eventos empresariales

Si se quiere destacar, es importante organizar eventos corporativos originales que llamen la atención del máximo número de personas posible. Por ello, te damos 5 ideas para eventos empresariales de éxito que sin ninguna duda te ayudarán a dar a conocer tu negocio. 

Contar con referentes del sector: Una buena manera de llamar la atención en eventos es contar con referentes del sector. Por ejemplo, si se trata de un evento de ropa, puede ser clave invitar a algún influencer o microinfluencer que ayude a animar el evento y a crear expectación. 

Hacer un stand o una entrada llamativa: En el caso de las ferias, crear un stand llamativo y vistoso supondrá un mayor impacto visual que captará la atención de más visitantes. Si se trata de otro tipo de eventos, como conferencias, será clave diseñar correctamente los accesos ya que a través de ellos se crea una primera impresión entre los asistentes.

Distribuir los espacios de manera innovadora: Hay que intentar ser disruptivo en cuanto a la distribución de los espacios.  

Por ejemplo, si vas a organizar una conferencia, trata de montar el escenario de manera no tradicional. Una idea de ello es colocar el escenario justo en el centro, ya que de este modo el público te envolverá en 360°. Un buen orador sabrá cómo desenvolverse en estas situaciones. Sin duda esta es una de las mejores ideas para eventos empresariales.

Utilizar elementos identificativos: Es de vital importancia que los organizadores y empleados del evento dispongan de una indumentaria identificativa que llame la atención y de a entender claramente a quién se puede acudir para solicitar más información o resolver cualquier duda. Para ello, existen tres principales elementos que cumplen perfectamente esta función: 

• La primera opción son las camisetas corporativas. Estas camisetas pueden contener el logo del evento en la parte frontal, por lo que indicarán a los asistentes a quién se pueden dirigir.  

• Por otra parte, los pins personalizados ayudan a crear un trato mucho más cercano. En ellos puedes poner el nombre de cada empleado, de modo que los visitantes sabrán como referirse a ellos, creando sensación de proximidad.  

• Finalmente, el tercer elemento prácticamente indispensable para distinguirse son los lanyards para eventos. Estos ayudan mucho a indicar quién está en la organización. Además, los hay de todos los tipos, y permiten llevar credenciales o tarjetas identificativas muy cómodamente.

Crear experiencias interactivas: Mediante la experimentación, los clientes pueden probar productos o vivir experiencias que les hagan aumentar su predisposición hacia tu marca. En este sentido, crear experiencias interactivas forma parte de las ideas para eventos empresariales más originales, ya que la innovación que se puede desarrollar en estos campos es infinita.  

Llevar a cabo eventos corporativos originales requiere de una buena planificación y de innovar, ya que solo de esta manera lograrás captar la atención de tus clientes. Puedes coger algunas ideas visitando diferentes eventos empresariales. Sin duda te ayudará a hacerte una idea de lo que ya se está llevando a cabo para romper con lo tradicional.

Música ideal para eventos empresariales

La música es otro factor determinante para eventos empresariales. Las melodías están perfectamente estudiadas por la neurociencia y el neuromarketing como un factor que puede influenciar en el comportamiento de las personas en determinadas situaciones.  

A menudo sucede que no se da a la música la importancia que merece y es un gran error, puesto a que la experiencia cambia completamente en función de la banda sonora que acompaña al evento.  

Para seleccionar correctamente la música para eventos empresariales, primero debes tener en cuenta para qué evento es. No es lo mismo la música para eventos deportivos que para eventos culturales o congresos. En función del evento, la música debe ser más o menos animada, y el volumen podrá estar en diferentes niveles. Esta decisión la debes tomar con anterioridad. 

Para ello, define previamente a qué público te diriges y qué sensaciones quieres causar. Por ejemplo, una estrategia aplicada en los supermercados consiste en poner música tranquila cuando hay poca gente, ya que de esta manera se consigue que la gente que está en el interior no tenga prisa por marcarse.  

En cambio, cuando hay mucha gente, los supermercados suelen poner música más acelerada y a un volumen más alto para que los consumidores tengan una cierta sensación de agobio y se apresuren para marcharse. 

Otra decisión capital es elegir entre la música en vivo o la de una reproducción por altavoces. En el caso de los congresos, disponer de una banda que toque en directo ayuda mucho a crear un buen ambiente. En cambio, para ferias no se recomienda esta opción, puesto a que el ruido de fondo es muy grande y a menudo no está ni permitido.   

Para eventos deportivos al aire libre sí que se recomienda música a un alto volumen, ya que la situación lo incentiva. ¿Quién no escucha o ha escuchado música para ir al gimnasio o ir a correr? 

En el caso de las convenciones, es recomendable optar por una música de fondo tranquila que genere un ambiente positivo y agradable.  

Teniendo en cuenta estas premisas, sabrás elegir correctamente qué música para eventos empresariales se adapta más a tus necesidades. Las opciones son infinitas, así que no te será difícil encontrar una opción única e ideal.

Actividades para realizar en eventos empresariales

Para captar la atención, es importante organizar actividades atractivas y diferentes. Hay muchas actividades para eventos empresariales que puedes organizar, pero seguidamente te damos algunas ideas que puedes tomar como punto de partida.  

• Talleres de manualidades: Los talleres son una actividad perfecta para eventos corporativos. Mediante los talleres consigues que los visitantes se concentren en tus productos o servicios. Además, es una experiencia divertida que la recordarán siempre.  

• Degustaciones o muestras: Puedes dar a probar tus productos o entregar pequeñas muestras. Para hacerlo, puedes reunir pequeños grupos por turnos, de entre 5 – 10 personas y hacerles una breve explicación.  
• Actuaciones: Hacer actuaciones llama mucho la atención del público. Estas actividades para eventos empresariales pueden ser interactivas si el protagonista lo decide, por lo que sin duda es una gran idea a tener en cuenta para tu evento.  

• Deportes al aire libre: En función del sector de tu empresa y de dónde se realice el evento, puedes habilitar un área al aire libre que sirva para hacer ejercicio o actividades deportivas.  

• Talleres de relajación: Ofrecer este tipo de talleres puede ser muy útil en eventos de sector farmacéutico o terapéutico, pues son una clara referencia para relajarse. Un claro ejemplo sería el yoga, muy popular dentro de estos sectores. 

Mediante estas actividades para eventos empresariales conseguirás crear expectación alrededor de tu marca, permitiéndote popularizarla y darla a conocer. Las opciones son muy extensas y deberás decidirte por unas u otras dependiendo de tu público, del sector o de tus objetivos.

¿Qué regalar y por qué son necesarios los regalos en los eventos corporativos?

Los regalos promocionales para eventos son una gran herramienta en las campañas de marketing. Este tipo de recursos se utilizan desde hace muchos años, y en toda su historia han ido evolucionando en función de las nuevas necesidades de las empresas y los consumidores 

Con el paso del tiempo, la tecnología ha permitido crear nuevos artículos mucho más funcionales y útiles para los receptores, y que crean un gran impacto visual en beneficio de la empresa que se publicita. 

Este tipo de artículos para eventos se pueden utilizar en diferentes contextos y situaciones, y, en función de sus características, existen reclamos promocionales específicos para todo tipo de eventos.  

Es posible que si has llegado a este artículo sea porque quieres acudir como expositor en algún evento, pero no sabes a ciencia cierta cuál es el merchandising más adecuado para ello. Por este motivo, desde Moloon te damos algunas ideas para que puedas cumplir tus objetivos publicitarios y destacar de la competencia mediante regalos publicitarios en eventos, así como ferias o congresos.  

Si vas a organizar un evento deportivo, no pueden faltar las botellas personalizadas por un simple motivo. Las actividades físicas requieren de hidratación. Y para cumplir esa función, ¿qué mejor que con botellas que lleven tu logo? Los participantes lo agradecerán y harán publicidad de tu marca, ya que cada vez que beban agua el logo de tu empresa se hará visible. También es una buena manera para predisponer positivamente a los participantes y para que tengan en cuenta tu empresa. 

En estos eventos también son ideales las mochilas deportivas, las cuales tienen un gran encaje entre los asistentes, y te permitirán romper el hielo con ellos para generar confianza. Estas mochilas son ideales para llevar material de deportes y para la práctica de actividades físicas. Por ejemplo, para los ciclistas y runners son ideales las mochilas con dispensador de agua, ya que les permiten desarrollar la actividad de una manera más cómoda, ya que correr con una cantimplora en la mano no es lo más eficiente.  

Si quieres participar en eventos educativos, sin duda tienes que considerar la opción de los cuadernos personalizados. Quien asiste a este tipo de celebraciones es porque está estudiando o tiene intención de hacerlo, por lo que va a necesitar cuadernos. De esta manera podrás establecer una relación directa con los asistentes y cada vez que los usen en clase estarán creando impacto visual de tu logotipo.  

Para acompañarlos también puedes optar por los bolígrafos personalizados, ya que por una mínima inversión extra conseguirás crear un regalo mucho más completo y personalizado, aumentado tus posibilidades de conversión entre tu público objetivo. Si no quieres adquirir cuadernos y bolígrafos por separado, puedes elegir un modelo de cuadernos con bolígrafo incorporado, de manera que el coste será mucho más eficiente.  

Para eventos publicitarios no pueden faltar las bolsas personalizadas, ya que permiten introducir otros materiales promocionales e informativos, así como regalos publicitarios más pequeños o folletos con información relevante para el consumidor. Además, permiten transportar estos obsequios y materiales de manera mucho más cómoda acompañados por un envoltorio reutilizable y completamente único.  

Gracias a las bolsas, tu empresa será mucho más visible ya que estos regalos promocionales cuentan con un área de marcaje amplia que hacen que tu logotipo se vea desde grandes distancias. Sin duda un regalo indispensable para eventos publicitarios como ferias.  

Finalmente, un comodín ideal para cualquier tipo de evento es el regalo de power banks personalizados, ya que en los últimos dos o tres años se han establecido como la opción favorita tanto de clientes como de empresas.  

Siempre son muy bien recibidos ya que su funcionalidad es muy grande, permitiendo cargar cualquier dispositivo electrónico en momentos en los que no se puede acceder a una toma de corriente. Por ello, regalarlos a tus clientes te hará destacar en cualquier contexto, ya que como hemos comentado anteriormente, son un comodín que te hará triunfar en cualquier tipología de evento.  

Como puedes ver, la opción de regalos para eventos es muy amplia. Además, también queda constatado que de ellos puede depender tu éxito en estos eventos. Estos obsequios permitirán romper el hielo con los asistentes y hacerte destacar por encima de tu competencia, factor fundamental en estas celebraciones.  

Los regalos para eventos son una gran herramienta para romper el hielo con los clientes y mejorar su predisposición hacia tu marca

Crea tus propias invitaciones a eventos empresariales

Las invitaciones a eventos empresariales son un factor crucial que puede definir el éxito de la afluencia al acontecimiento. La invitación a eventos empresariales es la que causa la primera impresión sobre cómo se está organizando la celebración.  

En función de la tipología, los colores y el diseño daremos a entender un mensaje diferente. Y esto contando que la invitación es en formato de carta, ya que también hay otras formas de hacer una invitación. 

También se pueden informar por vía telefónica, aunque puede ser un poco descuidado. Este tipo de invitación es informal y no se recomienda a menos que el invitado sea alguien de confianza o con una relación estrecha.  

Una invitación a eventos empresariales también se puede hacer presencialmente en reuniones o encuentros. Se trata de un método cercano y directo, aunque no está de más incluir también una carta que detalle la fecha, hora y lugar de celebración del evento. 

Las frases de invitación a eventos empresariales deben seguir un criterio específico. El más utilizado es el tono formal, aunque dependiendo de cuál sea la celebración que estás preparando, te puedes permitir alguna frase informal para conectar mejor con el receptor de la invitación. Sea como sea, el resultado tiene que ser correcto y cordial. 

A continuación, te mostramos una plantilla de invitación a eventos empresariales para que puedas tomarla como punto de partida: 

Conclusiones

El contacto físico con nuestro cliente que nos proporciona cualquier evento empresarial es una de las principales razones por las cuales organizar un evento corporativo es una opción muy rentable para cualquier empresa. 

En un mundo tan digital como actual, las relaciones personales están volviendo a tener más sentido que nunca y cada vez más los clientes agradecen y valoran el trato personal directo y no a través de una pantalla.  

Los eventos empresariales además de ser un canal de entrada de beneficios, ya que a través del mismo evento podremos obtener ganancias económicas, son también un espacio donde podremos afianzar las relaciones personales con nuestros clientes.  

Este tipo de eventos también pueden servir para celebrar algún hito empresarial o alguna meta conseguida. Con estos eventos conseguiremos involucrar mucho más a nuestros empleados y conseguir una mayor relación de confianza.  

Además, una de las principales características que tienen todos los eventos y ferias empresariales es que se puede medir el retorno de la inversión, por lo que en todo momento podremos conocer el alcance e impacto económico que ha tenido nuestro evento empresarial.